Co do zasady, okres kwalifikowalności w ramach danego projektu wyznacza umowa o dofinansowanie projektu. Jednakże okres kwalifikowalności działań podejmowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki rozpoczął się dnia 12 grudnia 2006 r. W związku z tym istnieje możliwość uznania za kwalifikowane wydatki poniesione przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu. W tym miejscu należy jednakże podkreślić, iż do momentu podpisania umowy realizacja przedsięwzięcia odbywa się „na własne ryzyko” beneficjenta systemowego, w ramach jego własnych środków.

 

W przypadku np., gdy umowa o dofinansowanie realizacji projektu z beneficjentem systemowym została podpisana w dniu 20 lipca 2008 r., a okres realizacji projektu, zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie projektu, rozpoczął się w dniu 01 lipca 2008 r., to wynagrodzenie personelu zarządzającego projektem może zostać uznane przez Instytucję Wdrażającą za wydatek kwalifikowany pod warunkiem, że praca została wykonana, wydatek został poniesiony i odpowiednio udokumentowany.

 

 

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki możliwe jest ponoszenie wydatków po okresie kwalifikowania wydatków określonym w umowie o dofinansowanie, pod warunkiem, że wydatki te odnoszą się do okresu realizacji projektu i zostaną uwzględnione w końcowym wniosku o płatność. W takim przypadku wydatki takie należy uznać za kwalifikowane.

W przypadku np., gdy realizacja projektu kończy się z dniem 10 grudnia 2010 r., to wynagrodzenie personelu zarządzającego projektem za okres od 1 do 10 grudnia może zostać zapłacone po zakończeniu okresu realizacji projektu. Należy jednak pamiętać, aby wszystkie wydatki kwalifikowalne w ramach projektu zostały zapłacone przed przedstawieniem końcowego rozliczenia projektu.

 

 

W przypadku, gdy uczestnik objęty wsparciem w ramach danego projektu (jego dane już zostały przesłane wraz z jednym z wcześniejszych wniosków beneficjenta o płatność), pojawi się ponownie w projekcie, należy wypełnić nowy Formularz PEFS 2007. W formularzu należy uwzględnić wszystkie formy wsparcia, z których korzystał uczestnik – wcześniejsze oraz nowe. Jeżeli uległy zmianie dane teleadresowe uczestnika, należy wpisać tylko aktualne dane.

W związku z powyższym w Podsystemie Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) beneficjent systemowy powinien wykazywać liczbę osób fizycznych biorących udział w projekcie (liczba PESEL-i) zgodnie z tabelą 2.3.1 „Przewidywana liczba osób / instytucji objętych wsparciem EFS w ramach projektu” wniosku o dofinansowanie projektu.

 

W opinii Instytucji  Zarządzającej PO KL państwowe jednostki budżetowe nie mają obowiązku prowadzenia odrębnych rachunków bankowych na potrzeby projektu, bowiem nie otrzymują dotacji rozwojowej, a środki na realizację projektu zabezpieczają w ramach rocznych limitów wydatków dysponenta budżetu państwa. Natomiast zgodnie z wzorem minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu stanowiącym załącznik do Zasad finansowania PO KL rachunek bankowy wyodrębniany jest w celu przekazania na niego transz dotacji rozwojowej. Należy jednak zwrócić uwagę na fakt, że nie zwalnia to państwowych jednostek budżetowych będących beneficjentami PO KL z obowiązku prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków projektu.

 

 

Deklaracje uczestnictwa w projekcie w imieniu osoby, która nie ukończyła 18 roku życia będzie podpisywana przez przedstawiciela ustawowego (rodziców). Analogiczna sytuacja ma miejsce w przypadku zgody na przetwarzanie danych osobych osoby niepełnoletniej. Także w przypadku składania przez potencjalnego uczestnika projektu, który nie ukończył 18 roku życia, oświadczenia o spełnieniu warunków kwalifikowalności osoby do projektu, oświadczenie będzie podpisywane w imieniu uczestnika przez przedstawiciela ustawowego.

 

 

Jednocześnie należy nadmienić, iż Instytucja Zarządzająca (IZ) nie popiera wymagania kaucji zwrotnych od uczestników szkoleń i studiów podyplomowych w ramach projektów realizowanych w PO KL, jako że może to wpływać na ograniczenie dostępu do wsparcia przez np. osoby ubogie, czy też mikro i małe przedsiębiorstwa nie dysponujące odpowiednim kapitałem na pokrycie kosztów kaucji. W związku z tym IZ zaleca stosowanie w pierwszej kolejności innych metod zapewnienia pełnego uczestnictwa w szkoleniach i studiach podyplomowych, np. tworzenie list rezerwowych uczestników, potwierdzanie obecności, tworzenie większych grup szkoleniowych z założeniem braku 100% frekwencji.

 

 

Celem zasady konkurencyjności wprowadzonej do znowelizowanego wzoru umowy o dofinansowanie projektu w ramach PO KL jest - w myśl opinii IZ PO KL - zapewnienie, iż wydatki ponoszone w ramach projektu są konkurencyjne, tj. najkorzystniejsze w stosunku do innych ofert rynkowych. W szczególności zatem, jeżeli w odpowiedzi na zapytanie ofertowe skierowane do potencjalnych wykonawców beneficjent otrzyma tylko jedna ofertę, nie jest możliwe uznanie takiej oferty za konkurencyjną, gdyż brak jest możliwości porównania jej z innymi ofertami z zastrzeżeniem, o którym mowa poniżej.

 

Jednocześnie beneficjent, mając na względzie zapewnienie konkurencyjności wydatków projektu, może także ogłosić konkurs na stronie internetowej oraz tablicy ogłoszeń w swej siedzibie wraz z podaniem opisu przedmiotu zamówienia i kryteriów oceny ofert. Powyższe nie zwalania go jednak z obowiązku wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców. Ponadto, należy zaznaczyć, iż zgodnie z wzorem umowy o dofinansowanie beneficjent powinien wysłać zapytanie ofertowe do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców. Powyższe nie oznacza, iż zapytanie ofertowe powinno zostać skierowane jedynie do trzech potencjalnych wykonawców. Natomiast w sytuacji, gdy beneficjent, pomimo dołożenia należytej staranności, w szczególności pomimo wysłania zapytania do trzech potencjalnych wykonawców oraz podania zapytania ofertowego do publicznej wiadomości otrzymał tylko jedną ofertę, możliwe jest uznanie, iż wypełnił on zasadę konkurencyjności określoną w umowie o dofinansowanie projektu.

 

 

Każdy Beneficjent, bez względu na status prawny, zobowiązany jest dołączyć do wniosku o płatność wyciągi bankowe (kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem) potwierdzające poniesione wydatki ujęte w danym wniosku. Instytucja Pośrednicząca może dopuścić, aby Beneficjent, zamiast wyciągów bankowych, składał zbiorcze zestawienie wydane przez bank stanowiące historie rachunku bankowego. Natomiast w przypadku płatności gotówkowych, należy dołączyć poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie raportów kasowych lub podpisane przez Beneficjenta zestawienie płatności gotówkowych objętych wnioskiem o płatność.

 

 

Beneficjenci zobowiązani do prowadzenia wyodrębnionego na rzecz projektu rachunku bankowego powinni przedstawić wszystkie wyciągi bankowe za dany okres rozliczeniowy. Natomiast w przypadku Beneficjentów, którzy nie są zobowiązani do prowadzenia wyodrębnionego na rzecz projektu rachunku bankowego, do wniosku o płatność należy dołączyć tylko wyciągi bankowe i raporty kasowe będące dowodami zapłaty wydatków ujętych w danym wniosku.

 

 

Operacje finansowe nie związane z projektem, ujęte na wyciągach bankowych/raportach kasowych, mogą pozostać niewidoczne na kopii dokumentu (np. wymazane lub zasłonięte podczas kopiowania). Kserokopia taka, poświadczona za zgodność z oryginałem, może być uznana przez Instytucję Wdrażającą, ponieważ Beneficjent poświadcza na niej prawdziwość danych dotyczących danego projektu, a skreślenie bądź wymazania dokonywane są jedynie na kopii, a nie na oryginale dokumentu.

 

 

W przypadku korzystania przez Beneficjenta z systemu bankowości elektronicznej, możliwe jest załączenie do wniosku o płatność wydruku z systemu elektronicznego. Obszar operacji bankowych ujmowanych na wydrukach elektronicznych pokrywa się z wymaganiami dotyczącymi wyciągów bankowych opisanymi w pkt 2. Zakres informacji zawarty na wydruku elektronicznym powinien pozwalać na identyfikację dowodu zapłaty z wydatkiem ujętym we wniosku, tj. nazwa odbiorcy, nr rachunku bankowego, data operacji, kwota zapłaty, tytuł operacji. Taki wydruk powinien być podpisany prez głównego księgowego lub inną uprawnioną osobę.